Бухгалтерский учет материально-производственных запасов в туризме и гостинично-ресторанном бизнесе

Вся информация о МПЗ в бухгалтерском учете формируется но правилам, установленным ПБУ 5/01 «Учет материально-нроиз- водственных запасов». Бухгалтерский учет МПЗ организуют в порядке, определенном Методическими указаниями по бухгалтер­скому учету материально-производственных запасов. Турфирмы, гостиницы в качестве МПЗ отражают бланки строгой отчетности, форменную одежду, хозяйственный инвентарь и пр. К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные доку­менты, талоны, путевки, абонементы. Перечень таких документов не является закрытым. Все они должны быть утверждены как бланки строгой отчетности законодательно, а не самой организацией.

Бланки строгой отчетности должны содержать обязательные реквизиты:

• сведения об утверждении формы бланка;
• наименование, шестизначный номер и серию;
• код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
• наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому класси­фикатору предприятий и организаций;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• вид услуг;
• единицу измерения оказания услуг;
• стоимость услуги в денежном выражении, в том числе размер платы, осуществляемой наличными денежными средствами либо с использованием платежной карты;
• дату осуществления расчета;
• наименование должности, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее офор­мления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или индивидуального предпринимателя.

Учет бланков документов, изготовленных типографским спосо­бом, по их наименованиям, сериям и номерам ведут в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронуме­рованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным пред­принимателем), а также скреплены печатью (штампом).

Основанием для записи в регистры бухгалтерского учета служат первичные документы: приходные и расходные ордера, наклад­ные на отпуск путевок и пр. Бланки строгой отчетности можно учитывать с использованием счета 10 «Материалы» или без его использования.

Формы бланков путевок могут учитываться на счете 10 «Ма­териалы», субсчет «Турпутевки» по наименованиям, количеству и фактической стоимости приобретения. При покупке бланков турпутевок к каждой партии документов должна прилагаться копия накладной или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимос­ти приобретения. Если приобретение бланков путевок не связано с материальными затратами, операции но их приходу и расходу от­ражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по количеству и условной цене 1 руб. за бланк. Счет 006 «Бланки строгой отчетности» предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков турпутевок и других бланков строгой отчетности.

Полученные бланки туристских путевок передают на хранение на склад (в кладовую) организации или в сейф кассиру. Полученные документы необходимо оформить приходными ордерами, в которых должны быть указаны наименования бланков, их номера (с №… по №…) и количество. На складе нужно организовать количественный учет бланков строгой отчетности на карточках складского учета. Хранящиеся на складе бланки выдают кассиру или бухгалтеру по требованию типовой формы. Кассир обязан вести книгу учета турпутевок. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнуро­ваны, подписаны директором и главным бухгалтером и скреплены печатью организации. Турпутевки следует хранить в несгораемых шкафах, металлических и деревянных ящиках, обеспечивающих надлежащую сохранность.

Выданные турпутевки списывают со счета 10 «Материалы», субсчет «Турпутевки» на соответствующие счета учета затрат (об­щехозяйственных расходов и т. п.) по фактической цене по мере использования и принимают на забалансовый учет на счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Фактические затраты на приобретение бланков учитывают как расходы будущих периодов на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Израсходованные бланки списывают со счета 006 «Бланки стро­гой отчетности». Одновременно с этим списывают фактическую стоимость этих бланков со счета 97 «Расходы будущих периодов» на расходы по обычным видам деятельности.

В налоговом учете стоимость бланков строгой отчетности мож­но отнести к материальным расходам.

Пример.

Турфирма заказала в типографии 500 бланков строгой отчет­ности по форме № ТУР-1 «Туристская путевка». Стоимость заказа составила 590 руб. (в том числе НДС — 90 руб.). В том же месяце были израсходованы 18 бланков.

В бухгалтерском учете турфирмы будут сделаны следующие проводки (бланки отражаются в условной оценке i руб. за один бланк): Д-т сч. 006 — юоо руб. (1 руб. х 500 шт.) — оприходованы полученные из типографии бланки;

Д-т сч. 97 К-т сч. 60 — 500 руб. (590 руб.— 90 руб.) — отражены расходы по приобретению бланков;

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 — 90 руб. — отражен НДС;

Д-т сч. 68, субсчет «НДС» К-т сч. 19 — 90 руб. — возмещен НДС из бюджета; Д-т сч. 60 К-т сч. 51 — 590 руб. — оплачены услуги типографии по изготов­лению бланков строгой отчетности;

К-т сч. 006— 18 руб. (1 руб. х 18 шт.) — списаны использованные бланки;

Д-т сч. 90 К-т сч. 97 — 9 руб. (500 руб.: юоо шт. х 18 шт.) — списаны расходы по использованным бланкам строгой отчетности.

Формы бланков строгой отчетности, которые могут применять гостиницы, приведены в приказе Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчет­ности». Специально для гостиничного бизнеса утверждены следу­ющие бланки.

Анкета (форма № 1-Г) — заполняется всеми гостями в двух экземплярах.

Журнал регистрации иностранных граждан (форма № 2-Г).

Счет (форма № 3-Г) заполняется в трех экземплярах: один — гостю, другой — в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом (сдается ежедневно), еще один хранится до выезда гостя. В настоящее время в основном используют автоматизированные системы регистрации, которые при расчетах с клиентами выписывают счета, по форме отличающиеся от формы № 3-Г. В этом случае важно, чтобы форма счета, выписываемого клиенту, содержала все необходимые рекви­зиты, установленные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Если гостиницы предоставляют услуги автостоянки, то оформ­ляется квитанция (форма № 11 — Г). Ее заполняют в двух экземпля­рах на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта: первый экземпляр сдают в бухгалтерию, второй выдают на руки плательщику. Квитанция — это бланк строгой отчетности.

При оказании гостиницей дополнительных услуг расчеты по ним возможны на основании квитанции на предоставление дополнительных платных услуг (форма № 12-Г). Ее выписывают на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) в двух экземплярах: первый представляют в бухгалтерию, второй — плательщику. Это тоже бланк строгой отчетности.

Если клиент повреждает имущество гостиницы, то работники гостиницы составляют акт о порче имущества (форме № 9-Г) в трех экземплярах: первый передают в бухгалтерию, второй — ма­териально ответственному лицу, под отчетом которого находится имущество гостиницы, третий — плательщику.

При обслуживании юридических лиц помимо стандартных документов, выдаваемых гостиницей, выписывают также счета- фактуры, а при оплате услуг гостиницы в безналичном порядке — бланк строгой отчетности «Расчеты платы за бронирование и проживание по безналичному расчету» (форма № 7-Г). Этот бланк оформляет дежурный администратор или портье в двух экземп­лярах. Итог подводят после выезда проживающих. Бланк служит основанием для оплаты счета, предъявляемого организации.

В соответствии с НК РФ наличие счета-фактуры (а также до­кументов, подтверждающих фактическую уплату суммы НДС, ука­занной в счете-фактуре) — обязательное условие для обоснования права на вычет налога. В связи с этим гостиницы должны выдавать своим гостям бланк строгой отчетности — счет по форме № 3-Г или № 3-ГМ (в расчетных документах в обязательном порядке сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой), при применении ККТ — кассовый чек, а также корешок приходного кассового ордера (с выделением НДС) и счет-фактуру. Такой комплект предусмот­рен для наличной оплаты услуг и при наличии у проживающего командировочного удостоверения.

Подарки, специально приобретенные для вручения в тор­жественной обстановке, можно рассматривать в качестве МПЗ. Учитывать их организация вправе на счете 10 «Материалы» или на счете 41 «Товары».

Турфирмы и гостиницы в целях рекламы предлагают клиентам визитки. Изготовленные и оплаченные организацией визитные карточки представляют собой один из видов МПЗ, поэтому после их получения, например из типографии, их сдают на склад и при­нимают к бухгалтерскому учету по дебету счета 10 «Материалы».

Выдачу сотрудникам визитных карточек, как и любых других материальных ценностей, оформляют первичными документами.

Учет специальной и форменной одежды. В соответствии с По­ложением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности в Российской Федерации специальная одежда, специальная обувь, а также форменная одежда независимо от их стоимости и срока полезного использования не относятся к основным средствам и учитываются в организациях в составе средств в обороте.

Приобретение и выдача за счет собственных средств специаль­ной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты являются одной из особенностей бухгалтерского учета в отношении обеспечения безопасных условий и охраны труда в общественном питании.

В Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи спецодежды (приложение № 7 к постановлению Минтруда России от 29 декабря 1997 г. № 68) прописаны нормы выдачи спецодежды для органи­заций разных отраслей экономики, в том числе для организаций общественного питания. Спецодеждой обеспечиваются кухонный рабочий, мойщик посуды, изготовитель пищевых полуфабрикатов, рабочий.

Порядок бухгалтерского учета специальной одежды регла­ментирован Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (приказ Мин­фина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Спецодежда входит в составе МПЗ, которые принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, т. е. в сумме фактических затрат на приобретение. До передачи в эксплуатацию рабочую одежду, находящуюся в собственности организации, учитывают в составе оборотных активов на счете 10 «Материалы».

Информация о спецодежде обобщается на счете 10 «Материа­лы». На нем организация может учитывать спецодежду не только приобретенную, но и находящуюся в запасе и обороте. Для этого можно воспользоваться предусмотренными в Плане счетов суб­счетами:

• 10–10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;
• 10–11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплу­атации».

Форменная одежда — это повседневная одежда сотрудников, которая отличает персонал организации в сфере бизнеса. В отличие от специальной одежды она не призвана защищать работников от каких-либо вредных факторов.

Форменная одежда может выдаваться:

1. в соответствии с требованиями законодательства. Напри­мер, Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации определено, что перечень и качество предоставляемых гостиницей услуг должны соответствовать требованиям присвоен­ной ей категории. Согласно Системе классификации гостиниц для определенных категорий гостиниц наличие форменной одежды обязательно;

2. по решению руководства организации.

Возможны разные варианты выдачи форменной одежды: ра ботникам за плату или бесплатно, во временное (на определенный срок) или постоянное пользование и т. п. Форменная одежда может быть приобретена по договору купли-продажи, изготовлена органи­зацией самостоятельно, поступить безвозмездно либо в счет вклада в уставный (складочный) капитал. В любом случае ее принимают к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, т. е. в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление.

Форменная одежда учитывается в составе оборотных активов организации на счете 10 «Материалы». Поскольку специальные субсчета для форменной одежды не предусмотрены, организация может ввести их сама, закрепив в учетной политике, например, субсчета 10–12 «Форменная одежда на складе» и 10–13 «Формен­ная одежда в эксплуатации». Субсчет 10–13 «Форменная одежда в эксплуатации» позволит организации вести аналитический учет форменной одежды, выданной каждому сотруднику.

В соответствии с нормами НК РФ (п. 5 ст. 255) к расходам на оплату труда относятся расходы на приобретение (изготовление) выдаваемой в соответствии с законодательством РФ работникам бесплатно либо продаваемой работникам по пониженным ценам форменной одежды, которая остается в личном постоянном поль­зовании работников.