Аудит расчетов по оплате труда, аудит расчетов с персоналом

Целью аудита расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям является установление соответствия применяемой в орга­низации методики бухгалтерского учета нормативным документам.

Задачами аудита расчетов с персоналом по оплате труда и про­чим операциям являются:

- подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

- проверка соблюдения норм действующего законодательства в части начислений и удержаний;

- оценка системы организации аналитического и синтетиче­ского учета;

- проверка правильности оформления и отражения в учете расчетов с персоналом по оплате труда.

Основные нормативные документы:

- Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтер­ском учете»;

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10. 2000 № 94н;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н;

- приказ Минфина России от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»;

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Предоставляемые аудитору документы: бухгалтерский баланс (форма № 1), отчет о прибылях и убытках (форма № 2), отчет о движении денежных средств (форма № 4), приложение к бухгал­терскому балансу (форма № 5), главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, приказ об учетной политике организации, регист­ры бухгалтерского учета по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Кроме того, анализи­руются внутренние документы по следующим формам:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

№ Т-2 «Личная карточка работника»;

№ Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муници­пального) служащего»;

№ Т-3 «Штатное расписание»;

№ Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на дру­гую работу»;

№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска ра­ботнику»;

№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска ра­ботникам»;

№ Т-7 «График отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторже­нии) трудового договора с работниками (увольнении)»;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в ко­мандировку»;

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;

№ Т-10а «Служебное задание для направления в командиров­ку и отчет о его выполнении»;

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

№ Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»; № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»; № Т-13 «Табель учета рабочего времени»; № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»; № Т-51 «Расчетная ведомость»; № Т-53 «Платежная ведомость»;

№ Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;

№ Т-54 «Лицевой счет»;

№ Т-54а «Лицевой счет (свт)»;

№ Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

№ Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) тру­дового договора с работником (увольнении)»;

№ Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудо­вому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Принимаются во внимание также распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и др.), договоры личного страхования, на выдачу ссуд, продажу товаров в кредит и т. д.

Работы при проведении аудита расчетов с персоналом по опла­те труда и прочим операциям можно разделить на три последова­тельных этапа: ознакомительный, основной и заключительный.

Ознакомительный этап

Основной задачей аудита расчетов с персоналом по оплате тру­да и прочим операциям является подтверждение достоверности производимых выплат. Аудитору прежде всего следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками организации.

Взаимоотношения между работником и организацией регули­руются двумя основными нормативными актами — Гражданским кодексом Российской Федерации и Трудовым кодексом Россий­ской Федерации. В соответствии с этими документами трудовые отношения могут быть оформлены трудовым договором (контрак­том), коллективным договором или договором гражданско-право­вого характера.

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предос­тавить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными право­выми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового пра­ва, своевременно и в полном размере выплачивать работнику за­работную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество ра­ботника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество ра­ботодателя — физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются место работы (с указанием структурного подразделения), дата начала работы, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связа­но предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименова­ние этих должностей, специальностей или профессий и квалифика­ционные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, содержащимся в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Рос­сийской Федерации.

В трудовом договоре также должны быть указаны права и обя­занности работника, права и обязанности работодателя, характе­ристики условий труда, компенсации и льготы работникам за рабо­ту в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях, режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от об­щих правил, установленных в организации), условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада ра­ботника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившие основанием для заклю­чения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым ко­дексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Коллективный договор и другие локальные нормативные акты регулируют трудовые отношения наравне с трудовым соглашением (контрактом) (Закон РФ от 11.03.1992 № 2490–1 «О коллектив­ных договорах и соглашениях»).

К локальным нормативным актам относятся положение о системе оплаты труда, положение о премировании и др., в которых фиксируются условия оплаты труда, входящие в компетенцию ор­ганизации.

Договор гражданско-правового характера заключается с фи­зическими лицами, которые могут быть зарегистрированы в каче­стве предпринимателей без образования юридического лица.

При проверке необходимо выявить суть договора, с тем, чтобы отличить трудовой договор от договора гражданско-правового ха­рактера, что важно при начислении страховых взносов.

Если трудовой договор заключается на выполнение обязанно­стей по конкретной должности и в рамках конкретной специально­сти, то предметом договоров гражданско-правового характера явля­ется определенный результат труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые должны быть четко отражены договором.

Физическое лицо, заключившее трудовой договор, подпадает под действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по договорам гражданско-пра­вового характера эти льготы не предоставляются. Результаты оформления процедуры проверки правильности расходов на опла­ту труда приведены в приложении 10.1.

Основной этап

На этом этапе при проверке сначала необходимо обратить внима­ние на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заве­ренных печатью организации, а также первичных документов, кото­рыми должны оформляться прием на работу (форма № Т-1), перевод работника из одного структурного подразделения в другое (форма № Т-5), предоставление работнику отпуска (форма № Т-6), уволь­нение с работы (форма № Т-8). На каждого работника заполняется личная карточка (форма № Т-2), а для учета научных работников заполняется учетная карточка научного работника (форма № Т-4).

При проверке документального оформления договоров граж­данско-правового характера аудитор должен выборочно проверить наличие договоров, заполненных с соблюдением всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также смет, доверен­ностей и актов выполненных работ.

Далее необходимо проверить соответствие данных синтетиче­ского и аналитического учета. При этом выборочно на одну и ту же дату следует:

- проверить сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в главной книге по соответствующим статьям баланса;

- сравнить данные форм № Т-49, Т-51, Т-53 и данные главной книги по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

- установить соответствие данных журнала-ордера (ж/о) № 10 и данных расчетно-платежной ведомости;

- сверить суммы заработной платы, выданные работникам орга­низации из кассы, путем сопоставления данных журнала-ордера № 1 и дебетовых оборотов главной книги по счету 70 за каждый месяц;

- установить соответствие данных счета 76 «Расчеты с разны­ми дебиторами и кредиторами» данным книги учета депонирован­ной заработной платы.

Следующим шагом является проверка правильности начисления сумм, отраженных по кредиту счета 70, по нескольким работникам.

Предварительно необходимо установить, какие формы оплаты труда приняты в данной организации.

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрены две основные формы оплаты труда — повременная и сдельная.

Для проверки повременной оплаты труда необходимо проана­лизировать табель учета использования рабочего времени, кото­рый является основанием для начисления заработной платы, и ус­тановить, сколько часов (дней) отработал конкретный работник в данном месяце. Формы № Т-12 и Т-13 (утверждены постановлени­ем Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении уни­фицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») являются обязательными к применению пер­вичными учетными документами.

Важно проверить также правильность применения тарифной ставки (оклада). Тарифные ставки (оклады) должны быть утвер­ждены руководителем организации и оформлены в виде штатного расписания. При отсутствии штатного расписания начисление заработной платы должно основываться на приказе по организации, подписанном первым лицом.

Далее производится сверка с суммами, отраженными в форме № Т-49 или Т-51. Формы № Т-51 и Т-53 рекомендуются к примене­нию в крупных организациях. При применении расчетной ведомо­сти (форма № Т-51) ведется лицевой счет (форма № Т-54), кото­рый служит для отражения сведений о заработной плате за про­шлые периоды. На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость (форма № Т-51).

Если в организации используется сдельная форма оплаты труда, то заработная плата работника начисляется на основании нарядов или других документов на выполненные в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками. Труд работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, оплачивается на условиях, предусмотренных этими договорами и сметами, приложенными к ним. Работы, вы­полненные по таким договорам, оплачиваются на основании актов приема выполненных работ. Здесь проверяется соответствие на­численных сумм договорной стоимости работ (услуг). Заработная плата, начисленная работникам производственной сферы и связан­ная с определенными видами работ, относится на соответствующие счета учета затрат по этим видам работ.

Следующий шаг — проверка выборочно по нескольким сотруд­никам обоснованности и правильности начисления остальных вы­плат. Все выплаты, производимые организацией своим работни­кам, можно разделить на две группы: основные выплаты и допол­нительные выплаты.

Основные выплаты: собственно оплата труда, начисленная на основании сдельных расценок, тарифных ставок, окладов, а также оплата труда в повышенном или пониженном размере в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.

Дополнительные выплаты: выплаты за фактически не отрабо­танное время, которое подлежит оплате по законодательству (отпу­скные, больничные, различные компенсации, пособия) или по ини­циативе руководства организации (материальная помощь, премии).

При проверке начисления премий следует иметь в виду, что они могут быть двух видов.

Премии, обусловленные действующей в организации системой оплаты труда, которые выплачиваются за достижение высоких коли­чественных и качественных результатов труда и носят регулярный характер, включая премии за выполнение особо важных заданий и выплаты по итогам года, относятся на себестоимость выпускаемой продукции. В каждой организации должно быть разработано поло­жение о премировании. Механизм вознаграждения по итогам работы за год, а также вознаграждения за выслугу лет организация устанав­ливает в разрабатываемых локальных нормативных актах, которыми предусматриваются порядок, размеры и условия выплаты.

Премии, носящие единовременный характер, выплачиваются за счет чистой прибыли организации, за счет фонда потребления или за счет специальных источников.

Если при проверке расчетов по оплате труда возникают случаи начисления дополнительных выплат, то особое внимание следует уделить проверке правильности исчисления среднего заработка, который лежит в основе расчета таких выплат. Порядок исчисле­ния среднего заработка утвержден Правительством Российской

Федерации и распространяется на случаи: оплаты очередного отпуска; оплаты дополнительного отпуска, включая учебный; выпла­ты компенсации за неиспользованный отпуск; выплаты выходного пособия при увольнении; платы за выполнение государственных или общественных обязанностей; платы при направлении на повы­шение квалификации с отрывом от производства; оплаты нахожде­ния в медицинском учреждении на обследовании, а также сдачи крови; выплаты за вынужденный прогул.

Аудитор должен убедиться, что задолженность перед персона­лом организации показана по строке 622 бухгалтерского баланса (форма № 1). Для заполнения данного показателя необходимо изучить остаток на дату составлении отчетности по счету 70. Кроме того, необходимо проверить, раскрыта ли информация по строке 720 «Затраты на оплату труда» приложения к бухгалтерскому ба­лансу (форма № 5). Для этого следует знать обороты по дебету счетов затрат в корреспонденции с кредитом счета 70.

Одним из шагов проверки расчетов с персоналом по оплате труда является проверка правильности исчисления сумм удержа­ний из заработной платы сотрудников данной организации. После того как из заработной платы удержаны налог на доходы физиче­ских лиц и взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, производятся остальные виды удержаний. Сумма удержаний не должна превышать 50% месячного дохода, кроме случаев, преду­смотренных законодательством.

Проверка делается также выборочно, по конкретным сотрудни­кам, желательно по тем, у которых общая сумма удержаний состо­ит из нескольких видов. При этом проверяется наличие первичных документов, своевременность и правильность отражения удержи­ваемых сумм в регистрах бухгалтерского учета.

Аудитор должен обратить внимание на правильность коррес­понденции счетов при оформлении указанных операций:

28 Брак в производстве» — за допущенный брак.

68 «Расчеты по налогам и сборам» — налог на доходы физиче­ских лиц;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — взносы в ПФР;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — своевременно не воз­вращенные суммы, полученные под отчет;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — за причи­ненный организации материальный ущерб, погашение ссуд;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — по ис­полнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц; за товары, проданные в кредит.

Основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проведения аудита с персоналом по оплате труда и про­чим операциям:

- в организации не ведется аналитический учет расчетов с пер­соналом по оплате труда и прочим операциям, неправильно ис­пользуется План счетов бухгалтерского учета;

- отсутствуют документы, подтверждающие осуществление начислений и удержаний из заработной платы;

- допущены ошибки при начислении выплат по среднему за­работку (отпускных, по листкам временной нетрудоспособности и др.);

- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, расхождения между данными аналитического и синтетиче­ского учета и т. п.).

Заключительный этап

По окончании работ аудитор формирует мнение по результатам проверки данного участка учета, составляет пакет рабочих доку­ментов, формулирует часть аудиторского отчета, относящуюся к области проверки, и представляет его совместно с рабочей доку­ментацией (приложение 10.1) руководителю проверки.

Приложение 10.1

Процедура проверки правильности расходов на оплату труда

• Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям