Учет отгрузки (отпуска) готовой продукции

Отпуск (в том числе продажа) готовой продукции покупателям (заказчикам) осуществ­ляется в соответствии с заключенными договорами и на основании соответствующих пер­вичных учетных документов — накладных.

В качестве типовой формы накладной может использоваться форма № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону».

Организации различных отраслей производства могут применять специализированные формы (модификации) накладных и других первичных учетных документов, оформляемых при отпуске готовой продукции. При этом указанные документы должны содержать норма­тивно установленные обязательные реквизиты. Кроме того, накладная должна содержать дополнительные показатели, такие как основные характеристики отгружаемой продукции, в том числе код продукции, сорт, размер, марку и т. п., наименование структурного подразде­ления организации, отпускающего готовую продукцию, наименование покупателя и осно­вание для отпуска.

Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции на складе, в от­дельных случаях — непосредственно в подразделениях организации (при отгрузке крупно­габаритных грузов или грузов, требующих особых условий транспортировки), является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

Накладная (либо иной аналогичный первичный учетный документ) должна выписывать­ся в количестве экземпляров, достаточном для осуществления контроля отгрузки (вывоза) готовой продукции.

Для этой цели Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов рекомендуется как один из вариантов следующая схема дви­жения указанных первичных учетных документов (применительно к крупным и средним организациям):

• на складе готовой продукции или в отделе сбыта организации выписывается четыре экземпляра накладной;
• четыре экземпляра накладной передаются в бухгалтерскую службу организации для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им на то уполномоченным;
• бухгалтерской службой подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта органи­зации, где один экземпляр остается у материально ответственного лица как оправдатель­ный документ на отпуск готовой продукции со склада, второй служит основанием для вы­писки счета-фактуры. Третий и четвертый экземпляры накладной передаются получателю (покупателю) готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель (покупатель) обязан поставить подпись, удостоверяющую факт передачи ему готовой продукции;
• при вывозе готовой продукции через пропускной пункт (проходную) один экземпляр (четвертый) накладной остается в службе охраны, один из экземпляров (третий) — у полу­чателя в качестве сопроводительного документа на груз (готовую продукцию);
• служба охраны регистрирует накладные на вывозимую готовую продукцию в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерскую службу по описи. Бухгалтерская служба делает отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции;
• бухгалтерская служба совместно с другими подразделениями организации (отдел сбыта, служба охраны и т. п.) систематически осуществляет выверку данных об отпущен­ной со склада готовой продукции с данными об ее фактическом вывозе путем сопоставле­ния данных соответствующих граф в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции с накладными.

На основании накладных на отпуск готовой продукции организация выписывает счета- фактуры установленной формы в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции высылается (передается) покупателю, а второй остается у орга­низации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.