Учет расчетов с подотчетными лицами

При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать налич­ные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операцион­ные и хозяйственные расходы.

Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчет работникам организации, т. е. работники в последующем должны представить отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами.

Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осущест­вляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным ре­шением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 № 40.

Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организа­ции или командировочные удостоверения.

Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руко­водителем организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретно­го подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.

Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные цели не допускается.

По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств.

Авансовый отчет подается по установленной унифицированной форме № АО-1 «Аван­совый отчет», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации.

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с под­отчетного лица, фактически израсходованные денежные средства.

Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

Учет расходов с подотчётными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расче­ты с подотчетными лицами».

Выдача подотчетных сумм работникам отражается по дебету счета 71 «Расчеты с под­отчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и учета приобретенных ценностей или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Пример 9. Допустим, что работнику организации сроком на три дня выдано 1000 руб. для приобретения канцелярских товаров.

При сдаче авансового отчета работник представил товарные и кассовые чеки, подтвер­ждающие приобретение канцелярских товаров на сумму 950 руб. Остаток в сумме 50 руб. возвращен в кассу организации.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, перено­сятся с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае если работник отказывается своевременно возвратить остаток неизрасходо­ванной подотчетной суммы, администрация организации может произвести его удержание из сумм оплаты труда работника.

Не возвращенные в установленный срок подотчетные суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оп­лате труда» в случае, когда они могут быть сразу же удержаны из оплаты труда работника.

В случае когда не возвращенные в установленный срок подотчетные суммы не могут быть сразу же удержаны из оплаты труда работника, они предварительно списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персона­лом по прочим операциям» (субсчет 73–2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба»). Затем эти суммы удерживаются из заработной платы работника, что отражается за­писью по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда, а командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организа­ции и указывается в служебном задании.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное за­дание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения э ко­тором работает командируемый работник Затем оно утверждается руководителем органи­зации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания прика­за (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9 При направлении груп­пы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-9а.

Направление работника в командировку на территории РФ оформляется командиро­вочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-9 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (да­та приезда в пункт назначения и дата выезда из него). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в коман­дировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую ко­мандирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населен­ных пунктах» отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командиров­ками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти це­ли, Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется сред­ний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае на­правления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих ра­ботодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между команди­рующими работодателями по соглашению между ними.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № А01 с приложением документов, подтверждаю­щих произведенные расходы Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку ра­ботодатель обязан возмещать работнику

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения,
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного житель­ства (суточные);
• иные расходы произведенные работником с разрешения работодателя.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ и Положением порядок и размеры возмещения расхо­дов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вы­нужденной остановки в пути.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту посто­янной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник коман­дирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. В эти расходы также входят страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транс­порте, расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жи­лого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным норма­тивным актом.

Направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению (приказу) работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Го­сударств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании кото­рых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы..

Порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию опреде­лен Федеральным законом от 15.08.1996 № 114-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).

Выезд из Российской Федерации и въезд в Российскую Федерацию граждане РФ осу­ществляют по действительным документам, удостоверяющим личность гражданина РФ за пределами территории РФ.

Порядок оформления, выдачи и изъятия этих документов определяется Федеральным законом № 114-ФЗ.

Основными документами, удостоверяющими личность гражданина РФ, по которым гра­ждане РФ осуществляют выезд из Российской Федерации и въезд в Российскую Федера­цию, признаются:

• паспорт;
• дипломатический паспорт;
• служебный паспорт;
• паспорт моряка (удостоверение личности моряка).

Как правило, время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ.

При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными орга­нами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ опре­деляются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при команди­ровании в пределах территории РФ.

Оплата и/или возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с ко­мандировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение не израсходованного аванса в иностранной валюте, выданного работни­ку в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в ко­мандировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых кол­лективным договором или локальным нормативным актом.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, опре­деляемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной грани­цы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ вклю­чается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностран­ных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачива­ются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое на­правляется работник.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте вы­плачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяе­мой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локаль­ным нормативным актом. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном при направлении в командировку в пределах территории РФ.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государ­ства дополнительно возмещаются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и разме­рах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуще­ствляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оп­лате за пользование постельными принадлежностями в поезде, счета за проживание в гостинице и т. п.).

Налоговые аспекты. Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные ко­мандировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).

Так, для целей налогообложения прибыли могут учитываться следующие расходы:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• на наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомо­бильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Полевое довольствие выплачивается работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам стара­тельских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно компен­сируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтвер­ждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постель­ными принадлежностями в поезде и т. п.).

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111 стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом). Если стоимость комплекта постельного белья не вклю­чена в стоимость проезда в поезде дальнего следования, то пассажир по своему желанию и за отдельную плату обеспечивается комплектом постельного белья.

В этом случае согласно письму Министерства финансов РФ от 12.05.1992 № 30 затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами.

Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не под­твержденные документально, не учитываются для целей налогообложения прибыли.

По статье «наем жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гос­тинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостини­цах (за исключением расходов на, обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслужи­вание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

С 1 января 2009 г. для коммерческих организаций больше не нормируются для целей налогообложения прибыли суммы суточных и полевого довольствия.

Согласно п. 38 ст. 270 НК РФ из перечня расходов, не учитываемых при налогообложе­нии прибыли, исключены суммы сверхнормативных суточных и полевого довольствия.

Данная норма распространяется также на служебные командировки за пределы терри­тории РФ.

С 1 января 2009 г. порядок и размеры возмещения суточных и полевого довольствия организации будут определять самостоятельно с их отражением в коллективных договорах или локальных нормативных актах организации.

До 2009 г. постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 было установлено, что суточные за каждый день нахождения в командировке на территории РФ не должны превышать 100 рублей.

Аналогично размеры выплаты суточных при заграничных командировках были установ­лены в приложении к постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93.

Однако следует иметь в виду, что с 1 января 2008 г. отдельные виды командировочных расходов нормируются для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работником расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включают­ся суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

• 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Во втором случае для определения подлежащей налогообложению величины суточных, выплаченных в иностранной валюте, необходимо перевести их стоимость в рубли по курсу, действовавшему на дату выдачи суточных.

При командировке на территории РФ при сумме суточных свыше 700 руб. в день с суммы, превышающей 700 руб. в день, необходимо начислить и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц.

При заграничной командировке при сумме суточных свыше 2500 руб. в день с суммы, превышающей 2500 руб. в день, необходимо начислить и уплатить в бюджет налог на до­ходы физических лиц.

Не облагаются налогом на доходы физических лиц, фактически произведенные и доку­ментально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного загра­ничного паспорта, получению виз, расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой опиаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в соответствии с законодательством РФ, но не более:

• 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Во втором случае для определения подлежащей налогообложению величины расходов по найму жилого помещения, выплаченных в иностранной валюте, также необходимо пе­ревести их стоимость в рубли.

В таких случаях с суммы, превышающей указанные выше лимиты расходов по найму жилого помещения, необходимо начислить и уплатить налог на доходы физических лиц.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюдже­том при соблюдении определенных условий.

При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке ра­ботников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с вы­деленной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являют­ся счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).

Командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории РФ, отражаются в бухгалтерском учете в следующем порядке.

Выдача подотчетных сумм на командировочные расходы отражается в учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денеж­ных средств. В зависимости от категории персонала и цели командировки, израсходован­ные подотчетные суммы списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расчеты» (44 «Расходы на продажу» в торговых организациях) в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «На­лог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с креди­том счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вычет этих сумм НДС отражается по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стои­мость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68–1 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»).

В общем случае расходы по учету командировочных расходов на территории РФ (при сумме суточных не более 700 рублем в день) отражаются следующими проводками:

Командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории иностранных государств, отражаются в бухгалтерском учете в следующем порядке

При наличии валютных средств на текущем валютном счете организация в установлен­ном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке для оплаты командировочных расходов.

При отсутствии валютных средств на валютном счете в банке организации могут без специального разрешения ЦБ РФ покупать в безналичном порядке за рубли через уполно­моченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов.

Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запре­щена.

Учет операций по покупке иностранной валюты подробно изложен в п. 3. Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации

Поступление иностранной валюты в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса обособленно (например, на субсчете 50–4 «Касса в иностранной валюте») и кредиту счета 52 «Валютные счета (субсчет 52–2 «Текущие валютные счета*).

Выдача иностранной валюты работнику на командировочные расходы отражается по кредиту счета 50 «Касса» (субсчет 50–4 «Касса в иностранной валюте») в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (например, субсчет 71–2 «Расчеты с под­отчетными лицами в иностранной валюте»).

При этом выдачу подотчетных сумм в рублях можно учитывать по субсчету 71–1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».

Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировкам производится в том же порядке как и при командировках в пределах РФ Особого внимания требуют лишь операции с иностранной валютой и учет курсовой разницы.

Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, отражаются по дебет/ (кредиту) счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами 50 «Касса» (субсчет 50–4 «Касса в иностранной валюте») и 71 «Расчеты с нед­олетными лицами» (субсчет 71–2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»?

Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной ва­люте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по официальному курсу РФ на дату совершения операции.

Операции по учету расходов на загранкомандировки (при сумме суточных не более 700 руб. в день при проезде по территории РФ и при сумме суточных не более 2500 руб. в день при нахождении на территории иностранных государств) можно отразить в учете сле­дующими проводками:

Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого исполь­зования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).