Одним из лучших способов сэкономить время в любой деятельности является создание системы для нее. Ее преимущество в том, что автоматизировав и оптимизировав работу, вы становитесь более продуктивным и получаете больше времени на другие важные для вас задачи.
Система — это метод, процедура или рутинный процесс, который создается для выполнения повторяющейся деятельности при помощи стратегии. Системы позволяют управлять своей работой и жизнью более эффективно.
Вот несколько сфер жизни, для которых можно создать собственную систему:
- Систематизация финансов.
- Систематизация здорового питания.
- Систематизация задач для ведения блога.
- Систематизация уборки дома.
- Систематизация утренней и вечерней рутины.
- Систематизация обработки электронной почты.
- Систематизация рабочих задач.
Следующие пять шагов позволят вам создать собственную систему почти для любой деятельности.
1
Проведите инвентаризацию
Начните с определения действий, которые вы регулярно предпринимаете, как дома, так и на работе. Проанализируйте свой день и взгляните на все дела, которые составляют ваше ежедневное расписание. Например: утренняя подготовка к работе/учебе, подготовка детей к школе, поездка на работу, ответы на электронные письма и телефонные звонки, написание отчетов, вечерняя пробежка, приготовление ужина, написание поста в блоге, маркетинг вашей книги и т.п.
Перейдите к списку конкретных дел для выбранного пункта и спросите себя следующее:
- Как вы делаете это сейчас?
- Считаете ли вы, что делаете это максимально эффективно?
- Где вы теряете много времени?
- Где вы теряете деньги?
- Какие действия вас больше всего расстраивают?
- Что не делается в настоящее время так быстро, как может?
- Что нужно оптимизировать?
На основе своей инвентаризации, выберите одну деятельность для систематизации.
2
Проанализируйте, чем на данный момент занимаетесь
Выполняйте действия, которые вы хотите систематизировать, используя обычную процедуру (то есть ведите себя, как обычно). Документируйте процесс, записав все из следующих действий:
- Какие шаги вы предпринимаете?
- Какие инструменты вы используете?
- Где «узкие» места (где теряется время, постоянно происходят проволочки, что-то идет не так)?
- Что вас разочаровывает?
- Сколько времени требуется для завершения этой деятельности?
- Сколько это стоит?
- Какие результаты вы получаете?
После этого просмотрите полученный документ и изучите его.
3
Спланируйте новый процесс
Система, как мы указали ранее — это процесс, который вы создаете для оптимизации задач и повышения эффективности. Взгляните на свой документ и деятельность, которую хотите оптимизировать, и задайте себе следующие вопросы:
- Какого результата вы хотите достичь, занимаясь этой деятельностью? Какой цели вы пытаетесь достичь? Каков идеальный результат?
- Все ли шаги, которые вы предпринимаете, являются необходимыми? Можно ли некоторые из них устранить?
- Вы выполняете шаги в наиболее эффективной последовательности? Получились бы иные результаты, если бы вы изменили порядок шагов?
- Как это все можно сделать быстрее?
- Можете ли вы создать чек-лист, диаграмму, ментальную карту или сценарий для этой деятельности?
- Можно ли автоматизировать некоторые шаги или весь процесс? Есть ли программа, которую можно для этого использовать?
- Можно ли делегировать некоторые шаги или весь процесс?
- Нужно ли обновить инструменты, которыми вы пользуетесь?
Теперь запишите свою новую систему, подробно перечислив каждый шаг.
4
Выполняйте план
Когда у вас будет план, его тут же нужно приводить в действие. Возможно, вам предварительно понадобится помощь других людей, нужно будет приобрести программное обеспечение или обновить инструменты.
Настало время запустить процесс и протестировать его работу. Проведите его и обратите внимание на полученные результаты. Задайте себе следующие вопросы:
- Получили ли вы желаемые результаты?
- Что работает?
- Что не работает?
- Сколько времени вы сэкономили?
- Сколько все это стоит? Учитывая результаты, эффективна ли система?
- Вы достигаете своей цели самым простым способом?
- Есть ли пробелы в процессе?
- Можно ли еще оптимизировать процесс?
Внесите необходимые корректировки и изменения. Обновляйте свою систему, пока не получите желаемые результаты.
5
Непрерывно совершенствуйте систему
Следить за своей системой стоит постоянно, потому что в мире, который быстро меняется, она может так же быстро устаревать. Всегда спрашивайте себе, нужны ли улучшения.
- Система работает так, как должна?
- Можете ли вы снизить стоимость системы?
- Можете ли вы сделать систему еще более эффективной?
- Можете ли вы упростить систему, чтобы получать лучшие результаты?
Настройка системы всегда требует инвестиций времени. Но изначально потратив его больше, чем тратите привычно, вы в конечном итоге значительно его сэкономите. И минимизируете влияние операционного стресса.
Желаем вам удачи!